key: cord-0836781-hix8bwu4
authors: Vielsmeier, V.; Brosig, A.; Hauser, A.; Bohr, C.
title: Pager-gestütztes Wartezeitmanagement in einer universitären HNO-Ambulanz: Pilotprojekt für mehr Abstand und für mehr Komfort
date: 2021-03-16
journal: HNO
DOI: 10.1007/s00106-021-01023-2
sha: d5081b21537cf14eb9234c5b916a6e2577f59a1d
doc_id: 836781
cord_uid: hix8bwu4

BACKGROUND: Due to the severe acute respiratory syndrome coronavirus 2 (SARS-CoV-2) pandemic, sufficient distance between people is absolutely necessary, especially in waiting rooms of medical care institutions. This is frequently difficult to realize due to restricted spatial capacities. OBJECTIVE: This study investigated the possibility of enabling patients to spend the waiting period outside of the waiting room of the ENT outpatient department, in order to reduce the number of patients in the waiting rooms and therefore observe distancing rules. This was realized by the use of a pager system. MATERIALS AND METHODS: During the timeframe of 12.5 weeks (04.06.2020–31.08.2020), ENT outpatients were issued with pagers. The patients could thus move freely within the hospital and grounds. The pager system was activated 10–15 min before the appointment, to call patients back to the outpatient ENT clinic. questionnaires were used to evaluate the system and examine patients’ acceptance and satisfaction. RESULTS: The 137 questionnaires analyzed showed satisfaction with the system, not only regarding distancing rules but also with the more comfortable waiting time. CONCLUSION: Introduction of a pager system for patients could help to meet hygiene and distance rules, and also increase comfort during (often unavoidable) waiting times for patients in the university hospital ENT outpatient department. The long-term use of such a system seems promising.

Aufgrund der Corona-Pandemie wurden die bayerischen Krankenhäuser, darunter auch die Universitätsklinika, per Allgemeinverfügung vom 19. März 2020 1 aufgefordert, alle planbaren Behandlungen -soweit medizinisch vertretbar -zurückzustellen oder zu unterbrechen. Gründe hierfür waren die Schonung logistischer und personeller Ressourcen, die Unterbrechung von Infektionsketten sowie die Vorhaltung von Kapazitäten in den Klini- 1 Vollzug des Infektionsschutzgesetzes (IfSG), Corona-Pandemie: Verschiebung elektiver Eingriffe und geplanter Behandlungen in Krankenhäusern, Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums für Gesundheit und Pflege vom 19.03.2020, Az. G24-K90000-2020/125; BayMBL2020 Nr. 151. ken für die Versorgung von SARS-CoV-2-Patienten. Auch der Ambulanzbetrieb in den Kliniken wurde in dieser Zeit auf die Notfallversorgung beschränkt.

Eine Analyse der Patientenzahlen für diesen Zeitraum des Notfallbetriebs ergab deutlich reduzierte Patientenzahlen im Vergleich zum gleichen Zeitraum des Vorjahrs. In dieser Zeit konnte der Ambulanzbetrieb bei übersichtlichen Patientenzahlen daher trotz der einzuhaltenden Hygiene-und Abstandsregeln problemlos aufrechterhalten werden.

Jedoch zeigte sich bei zunehmender Rückkehr zum Normalbetrieb, dass die steigende Anzahl der Patienten nicht mehr ohne Weiteres im Wartebereich aufgenommen werden konnte.

Es mussten Maßnahmen ergriffen werden, um die Patientenströme unter Berücksichtigung der Erfordernisse einer pandemischen Situation bewältigen zu können [2] . Problematisch war dabei vor allem, den Abstand in den Wartebereichen bei vorhandenem Platzmangel einzuhalten. Ein Abstand von mindestens 1,5 m, zum Teil sogar mindestens 2 m gilt jedoch neben anderen Hygienevorschriften als essenzielle Maßnahme in der Prävention von Infektionsketten [1, 4] . Bereits mit der ersten Bayerischen Infektionsschutzmaßnahmenverordnung 

Pager-supported waiting time management in a university hospital ENT outpatient department. A pilot project for more distance and more comfort Abstract Background. Due to the severe acute respiratory syndrome coronavirus 2 (SARS-CoV-2) pandemic, sufficient distance between people is absolutely necessary, especially in waiting rooms of medical care institutions. This is frequently difficult to realize due to restricted spatial capacities. Objective. This study investigated the possibility of enabling patients to spend the waiting period outside of the waiting room of the ENT outpatient department, in order to reduce the number of patients in the waiting rooms and therefore observe distancing rules. This was realized by the use of a pager system.

During the timeframe of 12.5 weeks (04.06.2020-31.08.2020), ENT outpatients were issued with pagers. The patients could thus move freely within the hospital and grounds. The pager system was activated 10-15 min before the appointment, to call patients back to the outpatient ENT clinic. questionnaires were used to evaluate the system and examine patients' acceptance and satisfaction. Results. The 137 questionnaires analyzed showed satisfaction with the system, not only regarding distancing rules but also with the more comfortable waiting time.

Conclusion. Introduction of a pager system for patients could help to meet hygiene and distance rules, and also increase comfort during (often unavoidable) waiting times for patients in the university hospital ENT outpatient department. The long-term use of such a system seems promising. In den Freitextergebnissen wurde angemerkt, dass dadurch der Service erhöht wurde, die Wartezeit "erholsamer", "angenehmer" und/oder "stressfreier" war.

Zwischen den Bewertungen durch Männer und Frauen gab es keinen signi-fikanten Unterschied, jedoch zeigten sich Auffälligkeiten beim Vergleich verschiedener Altersgruppen. Der Mittelwert der durchschnittlichen Gesamtbewertung einzelner Altersgruppen liegt bei 4,57. Die durchschnittliche Gesamtbewertung ist umso schlechter, je älter die Patienten sind (Altersgruppe unter 30 Jahre: Mittelwert 4,65; zwischen 65 und 70 Jahre: Mittelwert 4,33). Somit ist eine Tendenz zu erkennen, dass jüngere Patienten mit dem Pagersystem insgesamt zufriedener sind als ältere Patienten.

Die COVID-19-Pandemie führt zu einer erforderlichen Neuorganisation einer HNO-Klinik, hierzu gehören unter anderem das konsequente Tragen von Schutzausrüstungen, aber auch diverse organisatorische Maßnahmen wie das Verschieben elektiver Eingriffe oder die Reduktion von Besuchern und Begleitpersonen [7] .

Darüber hinaus sind im Speziellen diverse Aspekte im Management einer Ambulanz zu beachten, hierzu gehören neben den üblichen Schutz-und Hygienemaßnahmen die Reduktion der Termine und damit die Vermeidung von größeren Ansammlungen im Wartebereich [8] .

Jedoch sind diese Maßnahmen häufig nicht ausreichend, um einen ausreichenden Abstand von mindestens 1,5 m zwischen Personen im Wartebereich zu gewährleisten. Daher führten wir das hier beschriebene Pilotprojekt mit einem Pagersystem durch. Primäres Ziel der Einführung des Pagersystems für die Patienten im Wartebereich der HNO-Ambulanz war die Vermeidung von engen Kontakten, die Einhaltung der Abstandsregeln und damit die Wahrung der Hygienevorschriften.

Jedoch zeigten sich darüber hinaus weitere Vorteile dieses neuen Systems. So empfinden die Patienten durch mehr Optionen, die Wartezeit zu verbringen, diese als angenehmer. Auch das Gefühl, dass andere Patienten eventuell bevorzugt oder früher aufgerufen werden, entfällt, da sich die Patienten nicht im Wartebereich befinden und eine subjektiv von den Patienten wahrgenommene Reihen- folge gar nicht erst entstehen kann. In anderen Beobachtungen (z. B. in einer Radio-Onkologie-oder Chemotherapie-Ambulanz) konnten bei insgesamt positiver Bewertung, unter anderem wegen größerer Bewegungsfreiheit, auch die Nachfragen der Patienten beim Klinikpersonal nach Wartezeiten durch ein Pagersystem reduziert werden [5, 6] . In unseren Fragebögen wird darüber hinaus positiv bewertet, dass die Abstände besser eingehalten werden können. Im Rahmen einer Untersuchung mit Pagern in einer pädiatrischen Notaufnahme zeigte sich jedoch, dass die Zufriedenheit insgesamt durch das System nicht wesentlich erhöht werden konnte [9] . Auch bei uns fiel auf, dass bestimmte Patientengruppen das System weniger positiv evaluierten. So bewerteten Patienten mit höherem Alter das System tendenziell schlechter. Gründe hierfürkönnten eine eingeschränkte Mobilität und schlechteres Hörvermögen älterer Patienten sein. Hier könnte mit haptischen oder visuellen Ergänzungen der Pager (Vibrieren und/oder Blinken) eine Optimierung für diese Patientengruppe ermöglicht werden. Dabei ist jedoch zu bedenken, dass ältere Patienten tendenziell nicht so mobil sind und die Möglichkeiten der freien Bewegung in der Klinik bzw. auf dem Klinikgelände nur bedingt oder gar nicht nutzen können. Dies zeigte sich auch darin, dass ältere Patienten das System auf Nachfrage häufiger nicht nutzen wollten und angaben, die Zeit lieber im Wartebereich zu verbringen. Auch eine genaue Definition der Reichweite könnte zur besseren Akzeptanz des Systems führen.

Für unser Pilotprojekt wurde das alte Funksystem des Uniklinikums reaktiviert. Aufgrund der positiven Resonanz, der hohen Praktikabilität und der weiterhin auf hohem Niveau liegenden Infektionszahlen evaluieren wir derzeit die Investition in ein modernes Pagersystem, um in Zukunft die Vorteile und Annehmlichkeiten für die Patienten zu gewährleisten.

Die Evaluation des Pagersystems in unserer Ambulanz zeigte durchweg positive Ergebnisse. Dies betrifft einerseits die Einhaltung der Hygieneregeln und andererseits auch die Patientenzufriedenheit, auch wenn dies bestimmte Patientengruppen mehr betrifft als andere. Aufgrund der aktuellen Entwicklung der Infektionszahlen und der weiterhin zwingend erforderlichen Einhaltung der Abstandsregeln ist die Etablierung eines solchen Systems für verschiedene Ambulanzkliniken unabdinglich, um das Patientenaufkommen ohne Verletzung der Hygieneregeln bewältigen zu können. 

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