key: cord-0066893-gyf5ne1f authors: Schwind, Jonathan; Yetim, Fahri title: Akzeptanzanalyse von Microsoft Teams als eKollaborationssystem bei standortverteilten und agilen Entwicklungsteams eines mittelständischen Unternehmens date: 2021-08-23 journal: HMD DOI: 10.1365/s40702-021-00776-2 sha: c7be7a43fdb0007b431a00a459ad55f471978131 doc_id: 66893 cord_uid: gyf5ne1f The purpose of e‑collaboration systems is to support collaboration across time and space boundaries. Microsoft Teams has now established itself as an e‑collaboration system. Research to date generally underlines the relevance of user acceptance for the successful introduction and use of e‑collaboration systems in companies. However, there is a lack of empirical acceptance studies that specifically deal with the acceptance of Microsoft Teams. This work examines the acceptance of the use of Microsoft Teams for communication in agile development teams distributed across locations in the context of a medium-sized company. Based on a case study, insights into the acceptance and usage behavior of a team in a specific practical application context are to be obtained in order to derive practical recommendations for the targeted optimization of the system and its use for the decision-makers. For this purpose, a qualitative empirical method is chosen that is based on acceptance theories, in order to be able to understand and explain the most important factors influencing the acceptance of Microsoft Teams in a theory-guided manner. The results confirm, among other things, that the performance expectation and the effort expected are particularly relevant in this context. The implications of the results for further research and practice are also briefly presented. Die Zusammenarbeit über zeitliche und räumliche Grenzen hinweg prägen zunehmend die Arbeitsrealität von Teams in und zwischen Unternehmen in einer globalisierten und vernetzten Welt (Boos et al. 2017; Lindner 2020) . Vor allem in wissensintensiven Bereichen wie der Softwareentwicklung findet die Zusammenarbeit in geographisch verteilten Entwicklungsteams statt. Im besonderen Maße erfordern agile Arbeitsmethoden flexible Reaktionen auf Veränderungen, Demokratisierung der Arbeitsorganisation und die Stärkung der Kommunikation etc., um eine effektive und effiziente Zusammenarbeit zu ermöglichen. eKollaborationssysteme haben das Ziel, die Zusammenarbeit zu unterstützen (Riemer 2009; Schrauzer 2018; Riemer et al. 2019) . Eine große Herausforderung für Unternehmen ist derzeit, die Kontrolle über den Datenfluss innerhalb der verschiedenen Applikationen zu behalten und einheitlich integrierte Gesamtlösungen zu implementieren, um geregelte Kommunikation sicherzustellen. Auf Basis der Befragung von 1465 Mitarbeitern aus Deutschland, Österreich und Schweiz kommt die "Deutsche Social Collaboration Studie 2019" unter anderem auch zu dem Ergebnis, dass zwei Drittel der Befragten mit der Einführung der Social-Collaboration-Tools nicht zufrieden sind (Buxmann 2019, S. 3). Auch das schweizerische Softwareunternehmen Cuvox AG (Firmenname aus Datenschutzgründen pseudonymisiert) steht mit mehr als 400 Mitarbeitern an über acht Standorten in der Schweiz, Deutschland und Kroatien vor der umfassenden Aufgabe, die Produktivität der Entwicklungsteams bei zunehmend erhöhter standortverteilter Zusammenarbeit zu steigern. Beinahe die gesamte agile Softwareentwicklung arbeitet mit standortverteilten Scrum-Teams. Die Unternehmensorganisation wurde in den vergangenen Jahren in vielen Bereichen auf eine Zusammenarbeit zwischen den Standorten ausgerichtet. Dazu zählt die Bereitstellung der Infrastruktur, Lizenzrechte und Integration von Anwendungssystemen für Telefonie und Instant-Messaging Diensten wie Skype for Business oder Slack. Strategische Entscheidungen zielen mit der Einführung von Microsoft 365 und des Kollaborationssystems Microsoft Teams auf eine einheitliche Anwendungssoftware ab. Bisherige Forschung unterstreicht im Allgemeinen die Relevanz der Benutzerakzeptanz für die erfolgreiche Einführung und Nutzung von eKollaborationssystemen in Unternehmen (Venkatesh und Davis 2000; Benke und Maedche 2019; Buxmann 2019). Jedoch mangelt es an empirischen Akzeptanzstudien, die sich spezifisch mit der Akzeptanz von Microsoft Teams beschäftigen. Diese Arbeit untersucht die Akzeptanz des Einsatzes von Microsoft Teams zur Kommunikation in standortverteilten agilen Entwicklungsteams im Kontext des mittelständischen Softwareunternehmens Cuvox AG. Anhand einer Fallstudie sollen Erkenntnisse über Akzeptanz-und Nutzungsverhalten eines Teams im konkreten praktischen Anwendungskontext gewonnen werden, um daraus praktische Handlungsempfehlungen zur zielgerichteten Optimierung des Systems und dessen Einsatzes für die Entscheidungsträger abzuleiten. Zu diesem Zweck wird eine qualitative empirische Vorgehensweise gewählt, die sich an Akzeptanztheorien orientiert, um die wichtigsten Einflussfaktoren der Akzeptanz von Microsoft Teams theoriegeleitet verstehen und erklären zu können. Im Folgenden stellen wir zunächst die theoretischen Grundlagen der Arbeit und den Stand der Forschung dar und präsentieren anschließend die Methodik sowie auch die Ergebnisse. Abschließend erfolgt eine Diskussion der Ergebnisse und Implikationen für Forschung und Praxis. In der Literatur existiert eine Vielzahl von Modellen, die die Akzeptanz und Nutzung von Technologien erklären. Das erste Technology Acceptance Model (TAM) (Davis et al. 1989) Die Auswertung von Interviews orientierte sich an der strukturierenden qualitativen Inhaltsanalyse nach Mayring (2015) , dessen Ziel es ist, das Forschungsmaterial anhand vorher definierter Kriterien zu untersuchen und einzuschätzen. Hierzu handelt es sich um eine deduktive Kategorienanwendung, bei der ein Kategoriensystem vorab theoriegeleitet entwickelt und dann an den Text herangetragen wird. Das in dieser Arbeit verwendete Kategoriensystem wurde durch die Zusammenstellung der Hauptkategorien aus dem Akzeptanzmodell UTAUT-2 gebildet und zur kategorienbasierten Auswertung angewandt. Um eine eindeutige Zuordnung der Analyseeinheiten (Sätze, Antworten auf Interviewfragen) zu unterstützen, wurden die Definitionen der Kategorien und Ankerbeispiele in einem Kodierleitfaden definiert (Mayring 2015 Das Nutzungsverhalten zeigt die tatsächliche Häufigkeit der Nutzung des Systems an. Hierzu wurden drei Ausprägung zur Kategorisierung gebildet: häufige Nutzung, seltene Nutzung und gar keine Nutzung. Aus den Interviews geht hervor, dass Microsoft Teams von allen Befragten regelmäßig am Tag verwendet wird, wie dies eine Person exemplarisch betont: "Jeden Arbeitstag und ja mehrmals pro Arbeitstag. Sicher so 5-bis 15-mal pro Arbeitstag.". Es wird auch erwähnt, dass das System als Hauptkommunikationssystem verwendet wird: "Jeden Tag, mittlerweile. Als Haupt-Medium zum kommunizieren mit dem Team und der Firma.". Vereinzelt verwenden einige Personen noch Slack zur Kommunikation mit anderen Teams oder Fachbereichen: "(...) teilweise nutzen auch noch andere Kollegen den Team-Channel in Slack.". Schließlich soll auch erwähnt werden, dass die bislang erwähnten Effekte der betrachteten Determinanten der Verhaltensabsicht und Nutzungsverhalten gemäß dem UTAUT-2 Modell durch verschiedene Moderatorvariable (Geschlecht, Alter, Erfahrung) beeinflusst werden. Die Erfahrungen der Befragten mit anderen Kollaborationssystemen (wie Slack, Skype for Business oder Zoom) sind bereits erwähnt worden. Dagegen lässt die geringe Anzahl der Befragten (im Alter von bis 25-50 mit einer weiblichen Person) keine zuverlässigen Aussagen über den Einfluss von Alter und Geschlecht zu. Ziel dieser Arbeit war es, die Akzeptanz von Microsoft Teams zur Kommunikation in standortverteilten agilen Entwicklungsteams bei der Cuvox AG zu untersuchen, um zu verstehen, wie Mitarbeiter mit den Funktionen von Microsoft Teams umgehen, welche Funktionen akzeptiert bzw. nützlich erachtet werden und welche nicht. Außerdem sollte evaluiert werden welche zukünftige Akzeptanzeinstellung sich gegenüber Microsoft Teams etabliert hat. Die Ergebnisse sollen nun auf die Fragestellung der Studie hin zusammenfassend diskutiert und Implikationen für die Forschung und Praxis abgeleitet werden. Nach UTAUT-2-Modell hängt das Nutzungsverhalten von Verhaltensabsicht und weiteren Faktoren ab. Die Daten zum Nutzungsverhalten zeigen, dass Microsoft Teams für die teaminterne Kommunikation regelmäßig eingesetzt wurde. Vor allem wurden Einzel-und Gruppenchats sowie auch die Funktion der Videokonferenz für Meetings verwendet. Zusätzlich nutzten einige Personen das System für teamexterne Kontakte (z. B. mit Kunden). Für dieses Nutzungsverhalten spielten zwei wichtige Determinanten wie die Leistungserwartung und Aufwandserwartung eine wesentliche Rolle. Darüber hinaus kann die Wirkung des sozialen Einflusses auf die aktuelle Nutzungsabsicht und damit das aktuelle Nutzungsverhalten in der Testphase-trotz der wenig kodierten Texte -allgemein angenommen werden, da die Nutzung von Microsoft Teams die Vorbedingung der Testphase und der Regelung war. Es stellt sich hier die Folgefrage, welche Einstellungen sich dabei zur zukünftigen Nutzung des Systems bei den Befragten gebildet haben. Die Aussagen zur zukünftigen Verhaltens-bzw. Nutzungsabsicht stellen unterschiedliche Absichten dar. Während einige der Befragten sich klar für die zukünftige Nutzung von Microsoft Teams aussprechen, bevorzugen einige das System Slack. Die Gründe für diese Unterschiede lassen sich durch die nähere Betrachtung der Determinanten der Verhaltensabsicht erklären. Auf der positiven Seite zeigen die Ergebnisse der Leistungserwartung, dass viele Kommunikationsfunktionen von Microsoft Teams, wie Chat oder Telefonie, sowie Audio-, Video-, und Webkonferenzen, als besonders nützlich bewertet wurden, auch wenn es hinsichtlich der Performanz und Stabilität einige wenige Störfälle gegeben hat. Das kollaborative Arbeiten in verteilten Teams mit Microsoft Teams wird ebenfalls positiv bewertet. Auf der negativen Seite fehlen hier jedoch einige Funktionen, die nützlich erachtet werden, wie z. B. die Annotationsmöglichkeit (Zeichenfunktion) sowie auch die Anbindung zu Drittanbieter-Software wie Jenkins. Bei der Wahrnehmung dieser Defizite spielten die Erfahrungen der Befragten mit anderen Kollaborationssystemen (wie z. B. Slack), die diese Funktionen besitzen, eine besondere Rolle. In Bezug auf die positiven Wirkungen der Aufwandserwartung auf die Nutzungsabsicht lassen sich die Einfachheit des Einsatzes des Systems, vor allem die Installation von Microsoft Teams, sowie auch der grundsätzlich als intuitive wahrgenommene Einstieg als besondere Eigenschaften hervorheben. Auf der anderen Seite K sind zu erwähnen, dass einige Befragten die Konfigurationsmöglichkeiten bemängelten und mehr Wert auf die Einfachheit der Konfiguration als die Einfachheit der Installation als einmaliger Vorgang gelegt haben. Außerdem wurde die Benutzerfreundlichkeit der Interaktion mit dem System -im Vergleich zu Slack -von vielen als deutlich negativer angesehen. Vor allem die aufgrund des Funktionsumfangs überladene Menüstruktur (mit Funktionen, die nicht verwendet werden) führt zu Navigationsaufwand, der als zunehmend störend empfunden wird. Um den Rahmen und Bedingungen der Entstehung und Interpretation der Ergebnisse transparent zu machen, sollten an der Stelle auch die Limitationen der Arbeit erwähnt werden. Zum einen betrifft diese die Stichprobengröße und damit einhergehende Einschränkung, die Einflüsse der Moderatorenvariablen wie Geschlecht und Alter zu betrachten und auch die Erkenntnisse der Studie zu generalisieren. Zum anderen lassen die teilweise nur wenig kodierten Aussagen zu manchen Kategorien (wie dem sozialen Einfluss, der hedonistischen Motivation und Gewohnheit) noch Fragen offen. Diese Limitationen geben auch Anlass und Motivation für weitere Forschung. Zum einen können ergänzende qualitative Fallstudien in weiteren Anwendungsbzw. Unternehmenskontexten die Vergleichbarkeit von Erkenntnissen ermöglichen. Zum anderen kann eine quantitative Studie mit größer Stichprobe nicht nur zuverlässige Generalisierungen von Ergebnissen sichern, sondern auch die Betrachtung verschiedener Aspekte (wie z. B. Einflüsse von Moderatorenvariablen) einschließen, die hier aufgrund der Stichprobengröße nur am Rande berücksichtigt wurden. Im Allgemeinen erweist sich die Kombination qualitativer und quantitativer Forschungsmethoden im Sinne eines Mixed-Methods-Ansatzes als eine geeignete Strategie, um einen ganzheitlichen und umfassenden Einblick in technische, soziale und organisationale Rahmenbedingungen und individuelle Bedürfnisse zu gewinnen (Schreier und Odag 2020 Die Ergebnisse haben auch Implikationen für die Praxis. Erstens stellen sich auch in dieser Studie die Leistungserwartung und Aufwandserwartung -im Einklang mit dem UTAUT-Modell-als wichtige Faktoren heraus, die bei der Implementation von Microsoft Teams berücksichtigt werden sollten. Um den identifizierten negativen Wahrnehmungen hinsichtlich der Benutzerfreundlichkeit der Interaktion entgegenzuwirken und auch dem Wunsch nach mehr Fokus auf die Kommunikationsfunktionen entgegenzukommen, bieten sich verschiedene Lösungsmöglichkeiten an. Zum einen kann der Funktionsumfang von Microsoft Teams (jedenfalls für den Entwicklungsbereich) reduziert bzw. auf die jeweiligen Nutzergruppen angepasst werden. Zum anderen kann durch die Erstellung von Blog-Post-Einträge über die Möglichkeiten von Microsoft Teams berichtet werden, um den Funktionsumfang verständlich zu machen. Darüber hinaus sollten weitere Wünsche des Entwicklungsteams nach (a) zusätzlichen Funktionen für kooperatives Arbeiten (z. B. Zeichenfunktion), (b) mehr Konfigurationsmöglichkeiten in Microsoft Teams und (c) der Selbstgestaltung der Kanäle erwähnt werden. Im Hinblick auf die beobachteten Stabilitätsprobleme, die sich häufig in der Einführungsphase einer Software beobachten lassen, ist darauf hinzuweisen, dass diese zeitnah von der IT-Abteilung erörtert und behoben werden können, im Sinne der Verbesserung der erleichternden Bedingungen gemäß dem UTAUT-Modell, um die Frustration der betroffenen Personen zu senken. Schließlich lassen sich auch Erkenntnisse aus anderen Studien als handlungsrelevante Einsichten erwähnen, nämlich dass die Einführung neuer Softwaretools und Arbeitsweisen vom einem systematischen Veränderungsprozess begleitet werden sollten. Unter anderem wird dabei für Führungskräfte die Vermittlung von Motivation trotz Distanz durch klare Kommunikation, neue Führungsmethoden und die konstruktive Nutzung von Software als entscheidend angesehen (Lindner 2020) , um sowohl rationale als auch emotionale Einsicht zu ermöglichen und Rückfälle in alte Verhaltensweisen zu vermieden. Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die Ergebnisse dieser Arbeit unterstützen einige Annahmen der Akzeptanzforschung. Die Einstellung zur Nutzung eines Systems und das tatsächliche Nutzungsverhalten werden unter anderem erheblich von der Leistungserwartung (wie z. B. der Performanz, Stabilität und Nützlichkeit), der Aufwandserwartung (wie z. B. der Benutzerfreundlichkeit der Interaktion mit dem System) beeinflusst. Die Untersuchung macht auch deutlich, dass ein zentrales System zur Kommunikation und Kollaboration mittelfristig als förderlich betrachtet wird. Microsoft Teams bietet mit der Integration in die Microsoft-Systemlandschaft langfristig mehr Möglichkeiten. Diese Studie legt gewisse Einflussfaktoren, Stärken und Schwächen aus der Sicht eines Entwicklungsteams offen, um Möglichkeiten zur Steuerung bzw. Beeinflussung der Akzeptanz anzubieten. Es sollte jedoch zum Abschluss betont werden, dass die empirischen Ergebnisse einer Studie Momentaufnahmen sind, und dass die Schwächen eines Systems mit fortschreitender Zeit behoben werden. Wie sich das hier untersuchte System Microsoft Teams weiterentwickelt, bleibt abzuwarten. Funding Open Access funding enabled and organized by Projekt DEAL. Open Access Dieser Artikel wird unter der Creative Commons Namensnennung 4.0 International Lizenz veröffentlicht, welche die Nutzung, Vervielfältigung, Bearbeitung, Verbreitung und Wiedergabe in jeglichem Medium und Format erlaubt, sofern Sie den/die ursprünglichen Autor(en) und die Quelle ordnungsgemäß nennen, einen Link zur Creative Commons Lizenz beifügen und angeben, ob Änderungen vorgenommen wurden. Die in diesem Artikel enthaltenen Bilder und sonstiges Drittmaterial unterliegen ebenfalls der genannten Creative Commons Lizenz, sofern sich aus der Abbildungslegende nichts anderes ergibt. 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Zusammenfassung der Ergebnisse der OFFICE 21 ® "E-Work-Nutzerstudie Baur N, Blasius J (Hrsg) Handbuch Methoden der empirischen Sozialforschung Virtuelle Teams und Homeoffice: Empfehlungen zu Technologien, Arbeitsmethoden und Führung Qualitative Inhaltsanalyse: Grundlagen und Techniken, 12. Aufl. Beltz, Weinheim und Basel Microsoft (2021) Vielseitig einsetzbar: Microsoft Teams Persuasive systems design: key issues, process model, and system features Perceived usability evaluation of Microsoft Teams as an online learning platform during COVID-19 using system usability scale and technology acceptance model in India Riemer K (2009) eCollaboration: Systeme Collaboration in the digital age: how technology enables individuals, teams and businesses Computerisierung in der globalen Softwareentwicklung -Die Evolution einer arbeitsmethodischen Betrachtung Mey G, Mruck K (Hrsg) Handbuch Qualitative Forschung in der Psychologie Akzeptanzanalyse von Microsoft Teams als E-Collaboration-System bei standortverteilten und agilen Entwicklungsteams eines mittelständischen Unternehmens Microsoft Teams Powers Past Slack Technology acceptance model 3 and a research agenda on interventions A theoretical extension of the technology acceptance model: four longitudinal field studies User acceptance of information technology: toward A unified view Consumer acceptance and use of information technology: extending the unified theory of acceptance and use of technology Focusing on values in information systems development: a critical review of three methodological frameworks Critical perspective on persuasive technology reconsidered Designing for motivation: focusing on motivational values in two case studies