College and Research Libraries B y E L M E R M . G R I E D E R The Effect of Book Storage on Circulation Service Mr. Grieder is assistant director, Stan- ford University Libraries. TH E LARGER l i b r a r i e s of t h e c o u n t r y , f a c e d w i t h t h e p r o b l e m of h o u s i n g h u g e a n n u a l i n c r e m e n t s i n o v e r f l o w i n g s t a c k f a c i l i t i e s , h a v e i n l a r g e m e a s u r e a c c e p t e d w a r e h o u s e s t o r a g e a s a f e a s i b l e m e t h o d of m i t i g a t i n g t h e i r d i f f i c u l t i e s . B e h i n d t h i s a c c e p t a n c e is t h e p r e m i s e t h a t a s i z a b l e p r o p o r t i o n of a n y s u c h l i b r a r y is l i t t l e u s e d a n d d o e s n o t r e q u i r e t h e a c c e s s i b l e l o c a t i o n a n d t h e i m m e d i a t e s e r v i c e n e e d e d f o r t h o s e b o o k s w h i c h a r e i n h e a v i e r d e m a n d . A s t r o n g p r o b a b i l i t y i n f a v o r of t h i s b e - l i e f c a n b e e s t a b l i s h e d b y a c u r s o r y e x a m i n a - t i o n of a n y g r e a t l i b r a r y . B u t n o m e t h o d h a s y e t b e e n d e v i s e d f o r e s t i m a t i n g i n a n e x a c t s e n s e t h e e f f e c t of a g i v e n s t o r a g e s c h e m e o n l i b r a r y s e r v i c e s . B e f o r e c o n c r e t e p l a n s a r e d r a w n , i t w o u l d s e e m d e s i r a b l e t o f i n d s o m e b a s i s o t h e r t h a n c o n j e c t u r e f o r d e c i d i n g h o w m a n y v o l u m e s m i g h t r e a s o n - a b l y b e s t o r e d w i t h o u t s e r i o u s d e t r i m e n t t o s e r v i c e . S u c h a d e t e r m i n a t i o n w o u l d b e of v a l u e n o t o n l y i n d e c i d i n g t h e s i z e a n d l o c a t i o n of s t o r a g e f a c i l i t i e s , b u t a l s o i n m a k i n g p o s s i b l e i n t e l l i g e n t d e c i s i o n s r e g a r d - i n g t h e s i z e a n d n a t u r e of t h e s e r v i c e o r g a n i z a t i o n w h i c h t h e y w o u l d r e q u i r e . T h e S t a n f o r d U n i v e r s i t y L i b r a r y is f o r - t u n a t e i n h a v i n g h a d s u f f i c i e n t s t a c k s p a c e f o r s o m e 3 5 y e a r s of g r o w t h . W i t h i n a f e w y e a r s t h i s s p a c e w i l l b e e x h a u s t e d , a n d s o m e m e a n s of e x p a n d i n g i t w i l l h a v e t o b e f o u n d . T h e p h y s i c a l s i t u a t i o n of t h e l i - b r a r y l e a v e s t h e w a y o p e n f o r s e v e r a l a l t e r - n a t i v e s . T h e r e is p l e n t y of r o o m a d j o i n i n g t h e m a i n s t a c k , if t h e l a t t e r w e r e t o b e e x - p a n d e d , a n d t h e c a m p u s is l a r g e e n o u g h t o o f f e r m a n y e x c e l l e n t b u i l d i n g s i t e s a t d i s - t a n c e s u p t o f i v e o r s i x m i l e s f r o m t h e c e n t r a l l i b r a r y if m o r e r e m o t e s t o r a g e i n c h e a p e r q u a r t e r s w e r e d e s i r e d . M o r e o v e r , a n y c o - o p e r a t i v e p l a n is l i k e l y t o a r o u s e i n t e r e s t b e - c a u s e of t h e e x i s t e n c e i n t h e B a y A r e a of m a n y c o l l e g e a n d p u b l i c l i b r a r i e s , i n c l u d i n g t w o w i t h m o r e t h a n a m i l l i o n v o l u m e s a n d o n e w i t h h a l f a m i l l i o n . A s a p r e l i m i n a r y t o t h e f o r m u l a t i o n of a n y s p e c i f i c p l a n f o r a d d i n g s t a c k s p a c e , t w o s t u d i e s w e r e r e c e n t l y c o n d u c t e d a t S t a n f o r d , t h e r e s u l t s of w h i c h a p p e a r i n t h e a c c o m p a n y i n g t a b l e , " S t a n f o r d U n i v e r s i t y L i b r a r i e s : C i r c u l a t i o n of B o o k s f r o m M a i n S t a c k . " T h e s e s t u d i e s r e f e r o n l y t o t h e c i r c u l a t i n g v o l u m e s i n t h e m a i n s t a c k s . R e f e r e n c e w o r k s a n d b o u n d s e r i a l s , w h i c h d o n o t c i r c u l a t e t o s t u d e n t s a t S t a n f o r d , w e r e o m i t t e d . A n e s t i m a t e w a s f i r s t m a d e of t h e n u m b e r of c i r c u l a t i n g v o l u m e s i n e a c h b r o a d s u b j e c t c l a s s b y u s i n g t h e s h e l f - l i s t a n d s u r v e y i n g t h e s h e l v e s . A l l v o l u m e s c u r r e n t l y c h a r g e d w e r e i n c l u d e d i n t h e t o t a l . A t w o - m a n t e a m t h e n s a m p l e d e a c h c l a s s b y t a k i n g t h e f i r s t c i r c u l a t i n g v o l u m e f r o m e a c h s h e l f a n d r e c o r d i n g i t s l a s t d a t e of c i r c u l a t i o n a s s h o w n o n t h e d a t e s l i p . V o l u m e s w h i c h h a d a p p a r e n t l y n e v e r c i r c u - l a t e d w e r e e n t e r e d b y a c c e s s i o n d a t e , w h i c h c o u l d b e a c c u r a t e l y d e t e r m i n e d s i n c e t h e i n c l u s i v e a c c e s s i o n n u m b e r s f o r e a c h y e a r of t h e l i b r a r y ' s h i s t o r y a r e k n o w n . T h e s a m p l e r a t i o s e s t a b l i s h e d b y t h i s p r o c e d u r e 374 COLLEGE AND RESEARCH LIBRARIES Stanford University Libraries Circulation of Books from Main Stack Cumulated distribution of books from main stack by date of last circulation compared with cumulated distribution of books currently circulated by date of last previous circulation1 Date of Last Circu- lation1 Circulating Books in Main Stack2 Books Circulated3 Date of Last Circu- lation1 Circulating Books in Main Stack2 N o v . 9--16, 1949 N o v . 18 - 2 5 , 1949 Date of Last Circu- lation1 Number Per Cent Number Per Cent Number Per Cent 1949 261,900 100.00 3,768 100.00 2,193 100.00 1948 204,542 78.09 1,388 36.83 692 31-55 J947 179,058 68.36 802 21.28 406 18.51 1946 160,798 6 1 . 3 9 580 15-39 290 13.22 1945 H 7 , 5 S ° 56.33 497 13-19 245 1 1 . 1 7 1940-44 138,393 52.84 427 1 1 - 33 207 9.44 1935-39 102,195 39.02 251 6.66 112 5 . 1 1 I930-34 76,656 29.26 151 4.01 69 3-15 x925-29 56,375 2 1 . 5 2 76 2.02 44 2.01 1920-24 43,33o 16.54 53 1.41 33 1 . 5 0 1915-19 32,075 12.24 36 .96 26 1 . 1 9 1910-14 21,803 8.32 23 .61 20 .91 1905-09 11,902 4-54 8 .21 13 •59 1900-04 6,142 2-34 4 . 1 1 7 •32 1895-99 3,805 1 . 4 5 4 . 1 1 5 •23 1891-94 1 , 5 7 9 .60 I •03 3 . 1 4 1 Books never circulated were distributed by date of accessioning. 2 Based on samples at an average ratio of i to 31 and consisting of first circulating book on each shelf. Corrected for books in use. Non-circulating materials were excluded. 1 Includes all books circulated from main loan desk, November 9-16 and November 18-25, 1949. v a r i e d f r o m c l a s s t o c l a s s , t h e a v e r a g e b e i n g 1 : 3 1 f o r a l l c l a s s e s . A f t e r t h i s s a m p l i n g of s h e l v e d v o l u m e s i n a c l a s s h a d b e e n c o m p l e t e d , t h e o u t s t a n d - i n g c h a r g e s f o r t h a t c l a s s w e r e c o u n t e d . T h e s e a l l r e p r e s e n t e d 1 9 4 9 c h a r g e s , b u t o n l y a p o r t i o n c o r r e s p o n d i n g t o t h e s a m p l e r a t i o f o r t h e c l a s s w a s i n c o r p o r a t e d i n t o t h e f i g u r e s . T h e e n t i r e c l a s s , t h a t is, w a s t r e a t e d a s t h o u g h a l l o u t s t a n d i n g v o l u m e s h a d b e e n r e c a l l e d , r e s h e l v e d a n d s a m p l e d a s o n e g r o u p w i t h t h e r e m a i n d e r . B e f o r e a d d i n g t h e s a m p l e o f c u r r e n t c h a r g e s t o t h e 1 9 4 9 c h a r g e s r e c o r d e d f r o m t h e s t a c k s , a n e q u a l n u m b e r of s h e l f s a m p l e s w a s s t r u c k o u t o n t h e t h e o r y t h a t if t h e c h a r g e d v o l - u m e s h a d b e e n r e d i s t r i b u t e d o n t h e s h e l v e s , t h e y w o u l d h a v e f a l l e n m o r e o r l e s s e v e n l y t h r o u g h o u t t h e c l a s s . S o m e of t h e m w o u l d t h e r e f o r e h a v e b e e n p i c k e d off t h e s h e l v e s i n s t e a d of t h e v o l u m e s w h i c h w e r e a c t u a l l y r e c o r d e d . T h e s a m p l e r e a d i n g i l l u s t r a t e s t h e u t i l i t y of t h e t a b l e i n g i v i n g a t l e a s t a r o u g h i d e a of t h e i m p a c t o n l o a n s e r v i c e s t o b e e x - p e c t e d f r o m t h e s e g r e g a t i o n of c e r t a i n m a t e r i a l s . I t a p p e a r s , f o r i n s t a n c e , t h a t 2 9 . 2 6 p e r c e n t of t h e c i r c u l a t i n g v o l u m e s i n t h e m a i n l i b r a r y i n 1 9 4 9 h a d n o t b e e n c h a r g e d o u t s i n c e t h e e n d of 1 9 3 4 . A s f a r a s c i r c u l a t i o n is c o n c e r n e d , t h a t p e r c e n t a g e , n u m b e r i n g 7 6 , 6 5 6 v o l u m e s , c o u l d h a v e b e e n p l a c e d i n s t o r a g e w i t h n o s u b s t a n t i a l d i s r u p t i o n of t h e s e r v i c e . A s a m p l e , h o w e v e r , is n o t t h e w h o l e of a c l a s s , e s p e c i a l l y o n e b a s e d o n s o s m a l l a r a t i o . I t t h e r e f o r e s e e m e d a d v i s a b l e t o d i s - c o v e r h o w m a n y b o o k s c u r r e n t l y r e q u e s t e d w o u l d h a v e r e q u i r e d s e a r c h i n g i n s t o r a g e . T h i s w a s a c c o m p l i s h e d b y r e c o r d i n g t h e l a s t previous c i r c u l a t i o n d a t e f o r e a c h v o l - u m e c h a r g e d a t t h e m a i n d e s k d u r i n g t w o s a m p l e w e e k s i n N o v e m b e r 1 9 4 9 . A g a i n , t h o s e v o l u m e s n e v e r b e f o r e c h a r g e d w e r e OCTOBER., 1950 375 r e c o r d e d b y t h e i r a c c e s s i o n d a t e s . R e f e r r i n g o n c e m o r e t o t h e t a b l e , i t a p p e a r s t h a t 4 . 0 1 p e r c e n t a n d 3 . 1 5 p e r c e n t of t h e v o l u m e s c h a r g e d d u r i n g t h e t w o s a m p l e w e e k s h a d n e v e r c i r c u l a t e d s i n c e 1 9 3 4 . T h e r e f o r e , if t h e a b o v e - m e n t i o n e d 7 6 , 6 5 6 v o l u m e s h a d b e e n s t o r e d , 4 . 0 1 p e r c e n t a n d 3 . 1 5 p e r c e n t of t h e r e q u e s t s r e c e i v e d d u r i n g t h e t w o s a m p l e w e e k s w o u l d h a v e h a d t o b e f i l l e d f r o m s t o r a g e . I f t h e 5 6 , 3 7 5 v o l u m e s n e v e r c i r c u l a t e d s i n c e t h e e n d of 1 9 2 9 h a d b e e n s t o r e d , o n l y 2 . 0 2 p e r c e n t a n d 2 . 0 1 p e r c e n t of t h e l o a n s m a d e d u r i n g t h e s a m p l e w e e k s w o u l d h a v e h a d t o b e f i l l e d f r o m s t o r a g e . S e v e r a l f a c t o r s a r e l e f t i n d o u b t b y t h e s e s u r v e y s . N o a t t e m p t w a s m a d e t o m e a s u r e u s e of b o o k s i n t h e s t a c k s o r t h e a m o u n t of n o n c i r c u l a t i n g m a t e r i a l w h i c h m i g h t f a l l i n t o t h e l i t t l e - u s e d c a t e g o r y . T h e r e s e e m s l i t t l e d o u b t t h a t a t l e a s t a s m u c h of t h e l a t t e r c o u l d b e s t o r e d a s of t h e c i r c u l a t i n g b o o k s t o c k , a n d p e r h a p s m o r e , if s o m e of t h e l o n g s e r i a l s e t s w e r e t o b e d i v i d e d a l o n g c h r o n o l o g i c a l l i n e s . T h e S t a n f o r d s u r v e y s a r e t o a l a r g e d e g r e e e x p l o r a t o r y , a n d t h e y a r e r e p o r t e d h e r e o n l y a s p o s s i b l e a p p r o a c h e s t o a m o r e s c i e n t i f i c b a s i s f o r d e t e r m i n i n g t h e a d v i s a b i l i t y of s t o r a g e i n a g i v e n s i t u a - t i o n a n d f o r p r e d i c t i n g i t s e f f e c t o n t h e p u b l i c s e r v i c e s of a l i b r a r y . The Lamont Library (Continued from page 371) i n f o r m a t i o n o r t h e y l e a d t o s o u r c e s of m o r e c o m p l e t e o r m o r e s p e c i f i c i n f o r m a t i o n . T h e c l a s s i c w r i t i n g s , i m p o r t a n t t r e a t i s e s , b a s i c t e x t s a n d r e p r e s e n t a t i v e a u t h o r s a r e t o b e f o u n d i n t h e g e n e r a l c o l l e c t i o n . T h e s t u d e n t is r e f e r r e d t o a n o t h e r l i b r a r y f o r o t h e r m a t e r i a l s . T h e r e f e r e n c e s t a f f a s w e l l a s t h e o t h e r s e c t i o n s of t h e s t a f f c o n s t a n t l y w o r k t h r o u g h t h e c o l l e c t i o n t o e l i m i n a t e s u p e r s e d e d o r u n u s e d m a t e r i a l s . A t t h e s a m e t i m e , t h e s t a f f s y s t e m a t i c a l l y r e v i e w s t h e n e e d s of t h e u n d e r g r a d u a t e a s r e f l e c t e d i n a s s i g n e d a n d c o l l a t e r a l r e a d i n g a n d i n s p e c i a l a s s i g n - m e n t s , a n d s e l e c t s m a t e r i a l s f r o m t h e c u r - r e n t a n d s e c o n d - h a n d b o o k m a r k e t t o r e c o m m e n d f o r a c q u i s i t i o n . A n e s s e n t i a l w o r k i n g c o l l e c t i o n a n d a r e f e r e n c e s t a f f t h o r o u g h l y a c q u a i n t e d w i t h i t s c o n t e n t a r e t h u s a c h i e v e d . Conference of Eastern College Librarians T h e C o n f e r e n c e of E a s t e r n C o l l e g e L i b r a r i a n s , w h i c h did not m e e t l a s t y e a r , w i l l be held on N o v e m b e r 25 at C o l u m b i a U n i v e r s i t y . T h e p r o g r a m w i l l include discussions of l i b r a r y c o o p e r a t i o n and n e w technical d e v e l o p m e n t s in l i b r a r y service. 376 COLLEGE AND RESEARCH LIBRARIES