College and Research Libraries B y H E L E N E . S T E E D M A N The Effect of the W a r on the Loan and Shelf Division of the University of California Library Miss Steedman is acting chief of the Loan and Shelf Division of the General Library of the University of California. THE WAR h a s b r o u g h t m a n y c h a n g e s t o t h e U n i v e r s i t y of C a l i f o r n i a , c h a n g e s w h i c h a r e r e f l e c t e d b y t h e l i b r a r y in n e w p r o b l e m s a n d a d d e d f u n c t i o n s . T h e l o a n a n d s h e l f d i v i s i o n of t h e g e n e r a l l i b r a r y , i n c l u d i n g t h e m a i n l o a n d e s k , t h e r e s e r v e d b o o k r o o m , a n d t h e r e n t a l s e r v i c e , h a s f e l t these c h a n g e s in a n u m b e r of w a y s . T h e f i r s t a n d m o s t s t r i k i n g e f f e c t is t h e d r o p in c i r c u l a t i o n . I n o u r l a s t n o r - m a l y e a r , 1 9 3 9 - 4 0 , t h e c i r c u l a t i o n a t t h e s e r v i c e d e s k s w a s 1 , 1 5 1 , 5 9 1 . I n t h e y e a r e n d i n g J u n e 1 9 4 3 , t h e f i g u r e s h a d d r o p p e d o v e r 5 0 p e r c e n t t o 5 1 3 , 6 2 1 . F r o m a l l i n d i c a t i o n s t h e c u r r e n t y e a r w i l l s h o w a n e v e n g r e a t e r d e c l i n e in s p i t e of t h e p r e s e n t t h r e e - t e r m s y s t e m of i n s t r u c t i o n , w h i c h n e c e s s i t a t e s r u n n i n g t h e l i b r a r y o n f u l l s c h e d u l e f o r t h e e n t i r e y e a r . T h i s d r o p in c i r c u l a t i o n m a y be a t t r i b u t e d n o t o n l y t o t h e d e c r e a s e in r e g i s t r a t i o n f r o m 1 6 , 2 2 8 in t h e f a l l of 1 9 3 9 t o a p p r o x i m a t e l y 9 0 0 0 , i n c l u d i n g A r m y s t u d e n t s , in t h e f a l l o f 1 9 4 3 , b u t a l s o t o s e v e r a l o t h e r f a c t o r s . T h e r e h a s b e e n a c h a n g e in e m p h a s i s , d u e t o t h e w a r , f r o m t h e l i b e r a l a r t s c o u r s e s , w i t h l o n g r e a d i n g l i s t s a n d t e r m p a p e r s , t o s c i e n t i f i c a n d t e c h n i c a l c o u r s e s , w h i c h use a t e x t a n d a l a b o r a t o r y m a n u a l . A l - t h o u g h t h e A r m y a n d N a v y b o y s d o use t h e l i b r a r y f o r s u p p l e m e n t a r y r e a d i n g , t h e y h a v e b e e n s u p p l i e d w i t h m o s t neces- s a r y b o o k s b y t h e g o v e r n m e n t . F u r t h e r - m o r e , t h e A r m y S p e c i a l i z e d T r a i n i n g U n i t s a r e k e p t t o o b u s y w i t h t h e i r o w n i n t e n s i v e p r o g r a m s t o d o a g r e a t d e a l of c o l l a t e r a l o r g e n e r a l i n t e r e s t r e a d i n g . I n a d d i t i o n t o these f a c t o r s , w e h a v e re- c e i v e d t h e i m p r e s s i o n t h a t t h e m a j o r i t y of r e g u l a r s t u d e n t s a r e n o t i n t e r e s t e d in s t u d y i n g . T h i s is a t r e n d d i f f i c u l t t o il- l u s t r a t e w i t h c o n c r e t e e x a m p l e s , b u t it is a f e e l i n g s h a r e d n o t o n l y b y t h e m e m - b e r s of o u r s t a f f b u t a l s o b y v a r i o u s m e m - b e r s of t h e f a c u l t y a n d m a y be a t t r i b u t e d t o t h e f e e l i n g of u n c e r t a i n t y d u e t o t h e w a r w h i c h is so p r e v a l e n t in a l l a s p e c t s of p r e s e n t - d a y l i f e . O n e w o u l d i m a g i n e f r o m t h i s d e c r e a s e in c i r c u l a t i o n t h a t t h e l o a n a n d s h e l f d i v i s i o n w o u l d be r e l a x i n g a f t e r its f o r m e r a c t i v i t y a n d t h a t a p e r s o n n e l p r o b l e m w o u l d n o t e x i s t . S u c h is n o t t h e c a s e . I n t h e f i r s t p l a c e , t h e b u d g e t w a s c u t s h a r p l y t h i s y e a r , c u r t a i l i n g t h e a m o u n t of s t u d e n t h e l p w e h a v e b e e n a b l e t o h i r e . I t is n o t o n l y in a m o u n t b u t es- p e c i a l l y in q u a l i t y a n d e x p e r i e n c e of h e l p t h a t w e h a v e s u f f e r e d . T h e d i v i s i o n f o r m e r l y u s e d c o l l e g e b o y s f o r a l l p a g i n g a n d s h e l v i n g . T h e b o y s u s e d t o r e m a i n f o r s e v e r a l y e a r s , so t h a t w e a l w a y s h a d a JUNE, 1944 19 7 w o r k i n g n u c l e u s of e x p e r i e n c e d h e l p w h o c o u l d c a r r y m a n y of t h e r o u t i n e t a s k s of t h e d i v i s i o n . O u r l a s t o l d b o y , c l a s s i f i e d 4 F a n d a t t e n d i n g l a w s c h o o l , h a d b e e n w i t h u s s i n c e 1 9 3 8 . W h e n he l e f t e a r l y in F e b r u a r y of t h i s y e a r , o u r l a s t l i n k w i t h t h e o l d r e g i m e e n d e d . W e n o w use c o l l e g e g i r l s f o r t h e t a s k s f o r m e r l y h a n d l e d b y b o y s a n d , a l t h o u g h w e h a v e a f e w w h o a r e c a r e f u l , a c c u r a t e , l o y a l , a n d d e p e n d a b l e , m o s t of t h e m l a c k a sense o f r e s p o n s i b i l i t y a n d m u s t be s u p e r v i s e d c o n - s t a n t l y . F u r t h e r m o r e , t h e y a r e n o t p h y s i - c a l l y a b l e t o d o t h e w o r k t h a t b o y s t a c k l e d w i t h v i g o r . P a g i n g f o r m o r e t h a n t w o h o u r s a t a t i m e , s h e l v i n g , a n d m o v i n g , h e a v y t r u c k s of b o o k s is t o o d i f f i c u l t a n d t i r i n g f o r t h e a v e r a g e g i r l , a n d w e find t h a t i t r e q u i r e s a l m o s t t w i c e t h e n u m b e r of g i r l s t o p r o d u c e t h e a m o u n t of w o r k t u r n e d o u t b y b o y s . I n v i e w of t h e f a c t t h a t t h e s t a r t i n g r a t e of p a y is fifty c e n t s a n h o u r c o m p a r e d w i t h f o r t y c e n t s a n h o u r p a i d f o r m e r l y , o n e c a n see r e s u l t s a r e n o t c o m m e n s u r a t e w i t h e x p e n d i - t u r e . Staff Turnover O u r g r e a t e s t p e r s o n n e l p r o b l e m , h o w - e v e r , is t u r n o v e r . W e t r y t o k e e p a s t a f f f o r t h e m a i n l o a n d e s k a n d r e s e r v e d b o o k r o o m of a b o u t fifty-five s t u d e n t a s s i s t a n t s . W e h a v e h i r e d s i x t y - s i x s t u d e n t s s i n c e J u n e 1 9 4 3 , b u t d u r i n g t h a t s a m e p e r i o d e i g h t y - s i x l e f t , i n c l u d i n g f o r t y of t h e s i x t y - s i x h i r e d in t h a t t i m e . W e h a v e t e n " o l d h a n d s " o n t h e s t a f f w h o h a v e b e e n w i t h u s as l o n g as a y e a r ; w e u s e d t o c o n s i d e r i t t o o k a t l e a s t a y e a r t o t r a i n a g o o d p a g e , a n d t h e m o r e r e s p o n s i b l e po- s i t i o n s , s u c h as d e s k a t t e n d a n t , w e r e n o t a s s i g n e d t o s t u d e n t s w i t h o u t t w o o r t h r e e y e a r s of e x p e r i e n c e . T h i s l a c k of e x - p e r i e n c e d s t u d e n t a s s i s t a n t s h a s r e s u l t e d in t h e p r o f e s s i o n a l m e m b e r s of t h e s t a f f t a k i n g o v e r m u c h of t h e m i n o r s u p e r - v i s o r y w o r k f o r m e r l y c a r r i e d b y b o y s w i t h f r o m t h r e e t o five y e a r s ' e x p e r i e n c e i n t h e d i v i s i o n . N o t o n l y t h a t , b u t t h e p r o f e s - s i o n a l a s s i s t a n t s h a v e n o t b e e n t o o p r o u d t o d o s o m e p a g i n g a n d s h e l v i n g t h e m s e l v e s o n t h o s e o c c a s i o n s , s u c h as v a c a t i o n w e e k , w h e n s t u d e n t s c a n be n e i t h e r b r i b e d n o r b e g g e d t o w o r k . N o r d o e s o u r t r o u b l e c e a s e w i t h s t u d e n t a s s i s t a n t s . F o r t h e y e a r e n d i n g in J u n e !943> w e h a d five f u l l - t i m e c l e r i c a l posi- t i o n s in t h e d i v i s i o n , t w o in t h e r e s e r v e d b o o k r o o m a n d t h r e e a t t h e l o a n d e s k . I n o r d e r t o fill t h o s e five p o s i t i o n s l a s t y e a r , f o u r t e e n p e o p l e w e r e e n g a g e d , b u t t h e r e w e r e t h i r t e e n r e s i g n a t i o n s ; so f a r t h i s y e a r five h a v e b e e n e n g a g e d a n d s i x h a v e r e s i g n e d . W e a r e j u s t h o l d i n g o u r o w n , b u t t h e l o s s of t i m e a n d e n e r g y s p e n t in t r a i n i n g n e w a s s i s t a n t s h a s b e e n g r e a t . Crowded Stacks A n o t h e r r e s u l t of w a r t i m e c o n d i t i o n s s h o w s in t h e o v e r c r o w d e d s t a t e of t h e s t a c k . A l t h o u g h t h e r e is a v a c a n t a r e a in t h e c e n t e r of t h e s t a c k - b l o c k w h i c h is t o be filled in w i t h s t e e l s t a c k , t h i s w o r k c a n n o t be d o n e u n d e r p r e s e n t c o n d i t i o n s . M e a n w h i l e , n o t h i n g h a l t s t h e o u t p u t of t h e c a t a l o g d e p a r t m e n t , a n d t h e p r e s e n t s t a c k h a s r e a c h e d t h e s a t u r a t i o n p o i n t . P a r t l y in a n a t t e m p t t o r e l i e v e s t a c k c o n - g e s t i o n a n d p a r t l y t o p r o t e c t i r r e p l a c e a b l e sets f r o m p o s s i b l e b o m b d a m a g e , s o m e t w e n t y - t h r e e t h o u s a n d v o l u m e s of l i t t l e - u s e d s e t s in r u n s b e f o r e 1 9 0 0 w e r e m o v e d t o t h e b a s e m e n t of t h e a d m i n i s t r a t i o n b u i l d i n g . T h i s m a t e r i a l is a v a i l a b l e f o r use if w e h a v e t w e n t y - f o u r - h o u r n o t i c e . T h i s s h i f t r e l i e v e d t h e t e n s e s i t u a t i o n m o m e n t a r i l y , b u t t h e s p a c e a c q u i r e d h a s v 204 COLLEGE AND RESEARCH LIBRARIES n o w b e e n f i l l e d b y n e w a c q u i s i t i o n s . F u r t h e r m o r e , r e m o v a l of t h i s m a t e r i a l m e a n t s h i f t i n g t h e e n t i r e c o n t e n t s of t h e s t a c k , w o r k w h i c h h a d t o be d o n e b y g i r l s . I t p r o v e d t o be e n t i r e l y t o o h e a v y f o r t h e m a n d w i l l n o t be a t t e m p t e d a g a i n e x c e p t i n c a s e of d i r e n e c e s s i t y . T h e b o u n d n e w s p a p e r s h e l v e s h a v e b e e n b a d l y o v e r c r o w d e d f o r t h e p a s t t w o y e a r s . S p a c e o n t h e t h i r d floor of C a l i f o r n i a H a l l h a s b e e n a l l o t t e d t o t h e l i b r a r y , a n d w a y s a n d m e a n s a r e n o w b e i n g c o n s i d e r e d of t r a n s f e r r i n g m a t e r i a l t h e r e in o r d e r t o p r o v i d e a d d i t i o n a l n e w s p a p e r s p a c e i n t h e s t a c k . S i n c e t h e r e is n o e l e v a t o r in C a l i - f o r n i a H a l l , a n y s h i f t w i l l h a v e t o be m a d e e n t i r e l y b y h a n d . T h e m a t e r i a l m u s t be c a r r i e d t o C a l i f o r n i a H a l l a n d u p t h e s t a i r s in l u g b o x e s . T h e p h y s i c a l p r o b l e m s a r e t r e m e n d o u s a n d w i l l r e q u i r e s t u d y a n d i n g e n u i t y t o s o l v e . I n c o n t r a s t t o t h e d r o p i n c i r c u l a t i o n o v e r t h e d e s k is t h e i n c r e a s e in s e v e r a l o t h e r t y p e s of s e r v i c e . W a r h a s h a d a n o t i c e a b l e i n f l u e n c e o n t h e n u m b e r a n d k i n d of s p e c i a l b o r r o w e r ' s p r i v i l e g e c a r d s t a k e n o u t . M a n y m o r e i n d u s t r i a l f i r m s in t h e S a n F r a n c i s c o B a y a r e a h a v e t a k e n o u t b o r r o w e r ' s c a r d s t h a n e v e r b e f o r e , a n d m o s t of t h e s e f i r m s m a k e e x t e n s i v e use of t h e l i b r a r y f a c i l i t i e s . L o c a l b r a n c h e s of g o v e r n m e n t a g e n c i e s s u c h as t h e O f f i c e of W a r I n f o r m a t i o n , A r m y M a p S e r v i c e , A l a m e d a N a v a l A i r S t a - t i o n , a n d m a n y o t h e r s d e s c e n d e d o n us in a flood s o o n a f t e r P e a r l H a r b o r , r e q u e s t - i n g l i b r a r y p r i v i l e g e s . M a n y s p e c i a l p r o - c e d u r e s in h a n d l i n g these c a s e s h a d t o be w o r k e d o u t s i n c e e a c h a g e n c y p r e s e n t e d a n i n d i v i d u a l p r o b l e m . I t is i n t e r e s t i n g t o n o t e t h a t a f t e r a b o u t t w o y e a r s of i n t e n s i v e use o f t h e l i b r a r y b y t h e s e a g e n - cies, d u r i n g t h e l a s t f e w m o n t h s d e m a n d f o r m a t e r i a l h a s f a l l e n o f f m a r k e d l y . Interlibrary Loans I t is a l s o i n t e r e s t i n g t o n o t e t h e e f f e c t of t h e w a r o n i n t e r l i b r a r y l o a n s . W e h a v e d o n e m u c h b o r r o w i n g f r o m o t h e r l i b r a r i e s f o r m e m b e r s of o u r f a c u l t y a n d f o r t h e s t a f f o f t h e r a d i a t i o n l a b o r a t o r y . I n 1 9 4 2 - 4 3 w e b o r r o w e d 8 2 2 v o l u m e s as c o m p a r e d w i t h 7 3 5 d u r i n g t h e p r e c e d i n g y e a r . T h e n u m b e r of b o o k s b o r r o w e d f r o m u s b y o t h e r i n s t i t u t i o n s h a s r e m a i n e d a b o u t t h e s a m e in n u m b e r , 2 4 0 0 l a s t y e a r as c o m p a r e d w i t h 2 5 0 0 t h e y e a r b e f o r e , b u t t h e t y p e of b o o k s w a n t e d s h o w s t h e i n f l u e n c e of t h e w a r . T h e t r e n d is a w a y f r o m l i t e r a t u r e a n d h i s t o r y a n d t o w a r d c o n c e n t r a t i o n o n s c i e n t i f i c i t e m s , w i t h s p e c i a l i n t e r e s t s h o w n in R u s s i a n p e r i o d i - c a l s a n d b o o k s . I n a d d i t i o n t o t h e u s u a l l o a n s t o u n i v e r s i t y a n d p u b l i c l i b r a r i e s , w e a r e l e n d i n g m o r e a n d m o r e t o l i b r a r i e s of i n d u s t r i a l f i r m s , A r m y c a m p l i b r a r i e s , a n d g o v e r n m e n t a g e n c i e s a l l o v e r t h e c o u n t r y . T h e J a p a n e s e r e s e t t l e m e n t c e n - t e r s h a v e a s k e d f o r m a n y b o o k s , a n d s e v - e r a l s h i p m e n t s h a v e b e e n s e n t t o t h e c a m p s f o r t h e u s e of t h e E v a c u a t i o n a n d R e - s e t t l e m e n t S u r v e y . T h e T o p a z R e l o c a - t i o n C e n t e r in U t a h h a s b o r r o w e d b o o k s o n e v e r y t h i n g f r o m " H o w t o p l a y c h e s s " t o " H o w t o b u i l d a s e w a g e s y s t e m . " I n a d d i t i o n t o m u c h r e g u l a r i n t e r l i b r a r y l o a n m a t e r i a l , w e h a v e s e n t a b o u t t h r e e h u n - d r e d v o l u m e s , o t h e r c o p i e s o r e d i t i o n s of w h i c h a r e a v a i l a b l e o n t h e c a m p u s , o n a p e r m a n e n t o r " d u r a t i o n " l o a n t o a l a r g e g o v e r n m e n t r e s e a r c h p r o j e c t in N e w M e x i c o . I n a d d i t i o n t o t h e i n t e r l i b r a r y l o a n s , o u r w o r k f o r m i c r o f i l m a n d p h o t o s t a t o r d e r s h a n d l e d t h r o u g h t h e l i b r a r i a n ' s o f f i c e h a s i n c r e a s e d m a n y t i m e s o v e r . W e c h e c k a n d c o l l e c t t h e r e f e r e n c e s o n r e - q u e s t s s e n t o u t t o u s f r o m t h e o f f i c e ; t h e i n c r e a s e d u r i n g t h e p a s t y e a r a n d a h a l f JUNE, 1944 19 7 h a s b e e n s t a g g e r i n g . T h e o u t s t a n d i n g f e a t u r e of t h i s w o r k is t h e t r e m e n d o u s i n c r e a s e in r e p r o d u c t i o n s m a d e f o r i n d u s - t r i a l f i r m s e n g a g e d in w a r w o r k a n d f o r g o v e r n m e n t a g e n c i e s . Reserved Book Room I n t h e r e s e r v e d b o o k r o o m t h e d r o p in c i r c u l a t i o n h a s b e e n m o s t m a r k e d , a m o u n t - i n g t o a b o u t 7 5 p e r c e n t s i n c e 1 9 4 0 . T h i s m a y be a t t r i b u t e d t o t h e c h a n g e in e m p h a s i s f r o m c u l t u r a l c o u r s e s w i t h l o n g r e a d i n g l i s t s t o t h o s e r e q u i r i n g m o r e f a c - t u a l o r s c i e n t i f i c m a t e r i a l . T h e n , t o o , s u p p l e m e n t a r y r e a d i n g is m u c h m o r e e a s i l y o b t a i n a b l e f o r t w o - w e e k use t h r o u g h t h e l o a n d e s k t h a n f o r m e r l y . H o w e v e r , a d d i t i o n a l t a s k s h a v e b e e n a s s u m e d : a d - m i n i s t r a t i o n of N a v y R . O . T . C . b o o k s , a b o u t t h r e e h u n d r e d v o l u m e s ; of b o o k s o n t h e F a r E a s t f o r t h e A . S . T . U . ; a n d of a s i z e a b l e c o l l e c t i o n o f s u p p l e m e n t a l r e a d i n g f o r o t h e r A . S . T . U . c o u r s e s . I t is i n t e r e s t i n g t o n o t e t h a t t h e r e n t a l s e r v i c e h a s s h o w n t h e s m a l l e s t c i r c u l a t i o n d r o p of a n y u n i t of t h e d i v i s i o n . T h i s is p r o b a b l y d u e . t o t h e f a c t s t h a t m o s t s t u - d e n t s s e e m t o h a v e m o r e m o n e y t o s p e n d t h a n f o r m e r l y a n d t h a t m o r e of t h e m a r e w o r k i n g o n p a r t - t i m e j o b s a n d f i n d t h e y h a v e m u c h less t i m e t o r e a d in t h e l i b r a r y . S i n c e t h e d e m a n d f o r a d d i t i o n a l c o p i e s of t i t l e s o n c o l l a t e r a l r e a d i n g l i s t s h a s d r o p p e d o f f a n d f e w n e w i t e m s a r e b e i n g a d d e d b y i n s t r u c t o r s , r e n t a l s e r v i c e h a s s p e n t l i t t l e d u r i n g t h e p a s t e i g h t e e n m o n t h s o n n e w a c q u i s i t i o n s . T h e s u m a c c u m u l a t e d d u r i n g t h i s p e r i o d w i l l p r o - v i d e a b a c k l o g t o c u s h i o n t h e s h o c k of h e a v y p u r c h a s e s w h i c h w i l l u n d o u b t e d l y h a v e t o be m a d e a f t e r t h e w a r . T h e l i b r a r y e x t e n s i o n s e r v i c e , w h i c h p r o v i d e d b o o k s o n a r e n t a l b a s i s t o e x - t e n s i o n d i v i s i o n s t u d e n t s , w a s d i s c o n t i n - u e d l a s t O c t o b e r . T h e c o l l e c t i o n u s e d f o r t h i s p u r p o s e is b e i n g g r a d u a l l y t r a n s f e r r e d t o t h e A s s o c i a t e d S t u d e n t s S t o r e , w h i c h w i l l c o n t i n u e t o s e n d b o o k s t o e x t e n s i o n s t u d e n t s b u t o n a p u r c h a s e r a t h e r t h a n a r e n t a l basis. T h e r e a s o n s f o r d i s c o n - t i n u a n c e w e r e p r i m a r l y t h e d i f f i c u l t i e s of a d m i n i s t r a t i o n a n d t h e f a i l u r e of t h e s e r v i c e t o p a y its o w n w a y . M a n y b o o k s h a d t o be w r i t t e n o f f as losses b e c a u s e of t h e i m p o s s i b i l i t y of t r a c i n g t h e m a n y e x - t e n s i o n s t u d e n t s c a l l e d i n t o t h e a r m e d f o r c e s . W e f e e l t h a t t h e A s s o c i a t e d S t u - d e n t s S t o r e w i l l h a n d l e t h e w h o l e p r o b l e m w i t h r e s u l t s m o r e s a t i s f a c t o r y t o a l l c o n - c e r n e d . I n s p i t e o f a r e d u c e d b u d g e t , p e r s o n - n e l d i f f i c u l t i e s , a n d a n i n c r e a s e in s o m e s e r v i c e s , w e h a v e b e e n d o i n g o u r best t o k e e p t h e d i v i s i o n f u n c t i o n i n g in a n o r m a l a n d e f f i c i e n t m a n n e r , d o i n g w h a t w e c a n t o p r o v i d e t h e g o v e r n m e n t a g e n c i e s , i n - d u s t r i a l f i r m s w o r k i n g o n w a r c o n t r a c t s , m e m b e r s of o u r f a c u l t y , a n d o u r s t u d e n t s w i t h t h e b e s t s e r v i c e p o s s i b l e u n d e r p r e s e n t c o n d i t i o n s . v 206 COLLEGE AND RESEARCH LIBRARIES