TÜRK KÜTÜPHANECİLER DERNEĞİ BÜLTENİ XXVI. Cilt 1 9 7 7 4'üncü Sayı KÜTÜPHANELERARASI İŞBİRLİĞİNDE OTOMASYON PLANLAMASI Dr. Mustafa AKBULUT Ünlü yazar H. G. Wells’e1 göre mutlu yarınlar eğitimle cehalet arasında yapılan yarışmanın sonucuna bağlıdır. Yirminci yüzyılın ■ yaşantısı ise çok ' karmaşık, bilimsel ve teknik olma niteliğini gittik­ çe artırmaktadır. İnsanoğlu akıl ve bilgisini kullanarak çeşitli ku­ rumlar oluşturmakta ’ böylece toplum sorunlarını çözümleme yolun­ da ileri adımlar atmaktadır. Toplumun bilgi ihtiyacını karşılamayı amaçlayan kütüphaneler ve diğer benzeri . kuruluşlar da son yıllar­ da teknolojik gelişmelerden kendilerine düşen payı almaya başlamış­ lardır. Söz konusu teknolojik gelişmenin başında ise bilgisayar mu­ cizesi gelmektedir Gelişmiş ülkelerde bilgisayarların, yani otomasyonun teker teker kütüphanelere uygulandığını duymakta ve çeşitli yayınlarda oku­ maktayız. Yazımızın asıl değinmek istediği nokta ise, otomasyonun kütüphanelerarası işbirliği ve örgütlenmede nasıl bir önemi oldu­ ğunu ve rol oynadığını birkaç örnek vererek ortaya koymaktır. Bazı ' Batı ülkelerinde özellikle Amerika Birleşik Devletlerinde kütüphanelerarasmda işbirliğine gidilmesini gerektiren nedenler vardır.2 Bunlardan başlıca ikisi: Kütüphanelerin hizmet ettiği kişi ve topluma daha yararlı olmak, diğeri ' de hızlı bilgi artışının ortaya çıkardığı sorunlardır. 192 Son yıllarda yapılan bir araştırmaya göre A.B.D. de 125 resmî akademik kütüphane işbirliği programının bulunduğu belirtilmiştir.3 Genellikle işbirliği programına katılan kütüphaneciler içişlerinde ser best olmakla beraber, bazı hizmetlerin verilmesi konularında birbir­ lerine bağımlıdırlar. Bu hizmetler şöylece sıralanabilir: Katalog bil­ gilerinin değişimi, ihtiyaç duyulan kitap ve kitap dışı materyallerin ödünç verilmesi, müracaat sorularını cevaplamada yardım, az -kul­ lanılan materyallerin fazladan alınmasını önlemek için toplu kata­ logların hazırlanması, tecrübe, bilgi ve araştırmaların paylaşılması gibi. Harvard Üniversitesi’nden. Susan Martin «Library Automation» (Kütüphanede Otomasyon) adlı makalesinde, tekrarların önlenmesi ve çeşitli sistemler arasında uyum sağlanması için yapılan çağrıların önceleri pek az ilgi gördüğünü söylemekte ve fakat son yıllarda çe­ şitli faktörlerin işbirliği programlarını değiştirmekte olduğunu yaz­ maktadır. Bu faktörlerden bir tanesi ticarî bir kuruluş olmayan kü­ tüphanelerin karşılaştığı ekonomik sorunlar, İkincisi de bibliyogra­ fik bilgilerin dağıtım ve denetimi ' için MARC (Machine Readable Cataloging) bilgisayar kataloglaması projesinin başarıya ulaşması­ dır. Bunlara ek olarak da OCLC (Ohio College Library Center) ve NELINET (New England Library and Information Network) gibi böl­ gesel işbirliği örgütlerinin otomasyonu ekonomi ve başarı ile gerçek­ leştirmeleri gösterilebilir.4 Günümüzün hızla gelişen dünyasında ve dinamik bir çevre için­ de kütüphanelerin topluma, sosyal ve ekonomik kalkınmaya katkı­ da bulunabilmesi ancak yaratıcı ve yetenekli bir yönetimle müm­ kündür. Bu - nedenle gelişmiş ve bazı gelişmekte olan ülkelerde kü­ tüphane yönetici ve planlayıcılara otomasyondan yararlanma yolla­ rını aramakta ve olumlu çalışmalar yapmaktadır. Çağımızın artan bilgi üretimi artık insan gücü ile denetlenemez bir duruma gelmiştir. Özellikle bilgiye kısa bir sürede ulaşmak ar­ zusu ve bilginin yayımı geleneksel bibliyografik uygulama için bir sorun olmaya başlamıştır. Dünyanın en büyük buluşlarından olan tekerlek kadar bilgisa­ yar da çağımızda yeni bir çığır açmış bulunmaktadır. Bilgi üretimi ve denetiminin de emrine verilen bilgisayar endüstrisi yayılmakta ve gelişmektedir. Yapılan araştırma ve tahminlere göre bu endüstri­ nin 1980 yılında dünyanın üçüncü büyük, 20. Yüzyılın sonlarına doğru da en büyük endüstrisi olacağı hesaplanmıştır? Bunun nedeni de bilgisayarın hesaplama gücü ve hızının insan zekâsının yapabi­ leceğinden milyonlarca kere daha fazla olmasıdır. 193 Tüm bu olanaklara rağmen bir kütüphanenin hangi işlemleri­ nin bilgisayarla yapılması ' gerektiği - konusunda kesin bir - sonuca ya­ nlamadığını kütüphanecilik literatürünün incelenmesinden anla­ maktayız. Bilindiği gibi, verilen hizmet kütüphaneden kütüphaneye - değiş­ mekte ise de kütüphane içinde yapılan bazı- işlemler hemen hemen her kütüphane türünde aynıdır. İşbirliğini gerçekleştirmek isteyen kütüphaneler için bu işlemler üç ana bölümde toplanabilir : 1. Yönetim (kütüphanenin politikası, amacı, personeli, bütçesi, plânlaması, halkla ilişkileri, v.s.) 2. Teknik - hizmetler (sağlama, kataloglama, sınıflama, ciltleme, depolama - ve koruma) 3. Okuyucu hizmetleri (müracaat, ödünç verme) Verilen bu bilgilerin ışığı altında kütüphane yöneticilerinin kü­ tüphanenin otomasyonu konusunda karar verirken hangi noktala:! göz önünde bulundurmalarının yararlı olacağına değinen görüşleri inceleyelim. Konıi genellikle dört geniş alanda ele alınmaktadır. Bunlar : 1. Mevcut teknoloji 2. Kütüphanecilik teori ve ilkeleri 3. Toplumun ve çevrenin ihtiyacı 4. Ana kuruluşun yapısı ve amacı.6 Mevcut teknoloji ile ilgili olarak bilinmesi önerilen üç nokta ise şudur : a) bilgi toplama, b) bilgi depolama ve bilgiye ulaşım, c) bil­ gi - alma ve hizmete sunma. Bilgisayarların yararlı olabilmesi için otomasyonun kütüphane­ cilik teori ve ilkelerine dayanması gerekmektedir. Bu alandaki baş­ lıca sorunları bilginin organizasyonu, bilgiyi ulaşım stratejileri ile dil ve terim yapılarının oluşturduğu belirlenmiştir. Toplumun ve çevrenin ihtiyacını ise, bilgi kaynaklarının artışı, toplum kuruluşlarının gittikçe daha karmaşık bir hale gelmesi ve bireylerin yeterli derecede bilgi kaynaklarına sahip olma olanakla­ rının azalması etkilemektedir. Dördüncü- alanda da, kütüphanenin tek başına bağımsız bir ku­ ruluş olmadığı noktasından hareketle, bağlı bulunulan ana kuru­ luşun - yapı ve amacının göz önünde - bulundurulması önerilmiştir. 194 Bilgisayar metodlarmın kütüphane işlemlerine uygulanması ti­ caret dünyasındaki uygulamaya - çok benzemektedir. Çünkü ikisi de iyi - bir plânlamayı, sistem analiz ve çalışmasını ve programlamayı öngörmektedir. Bu çalışmalar sonucu ortaya çıkan ve kütüphane yöneticileri tarafından dikkate alınması gereken başlıca karar alan­ larını şöyle sıralayabiliriz : 1. Mevcut kütüphanenin yapısı ve çalışma sisteminin durumu nedir? 2. Yapılacak değişikliğin sonuçları neler olacaktır? 3. Değişikliğin gerçekleştirilmesinde- kullanılacak metod veya metodlar? 4 Kütüphanede - otomasyona elverişli işlemlerin belirlenmesi. 5. Kütüphanenin mevcut kaynakları ve İnsan gücü. 6. Sistem analizi ve uygulama grubunun oluşturulması. 7. Personelin seçim ve eğitimi. 8. Kullanılacak bilgisayar ve programlar. 9. Otomasyonda kullanılacak standartların belirlenmesi. 10. Dokümanların hazırlanması. 11. Yerel, bölgesel ve ulusal amaçlar. Yukarda sıralanan karar alanlarının incelenmesi ve değerlen­ dirilmesi otomasyonun katı bir takım işlemlerden oluşmadığını, çe­ şitli işlemler için çeşitli seçeneklerin bulunduğunu gösterecektir. Şüphesiz seçeneklerin tercihi de çevreden çevreye değişebilecektir. Bu nedenle günümüzde kütüphanelerin otomasyonunda kullanılan ve diğerlerine üstün olarak kabul edilebilen tek bir metod yoktur. Bir kütüphanede mantıklı ve ekonomik görülmeyen bir yaklaşım, diğer bir kütüphane - için son derece yararlı olabilir. Yazımızın başında da belirttiğimiz- gibi otomasyonun kütüpha- nelerarası işbirliğindeki önemine birkaç örnekle değinelim. Bunlar­ dan birincisi, CLSD (Collaborative Library System Development) adı altında, Chicago, Columbia, ve Stanford üniversite kütüphanelerinin ortaklaşa gerçekleştirmeye çalıştığı otomasyon- projesi olup, kütüp­ hane otomasyonu ve bilgi transferi konularında yapılan çalışma, el­ de edilen bilgiler ve hazırlanan teknik raporların değişimi için or­ taklaşa bir sistem oluşturmayı amaçlar. Bu proje 1968 yılında Na­ tional Science Foundation' m para yardımı ile başlatılmıştır. Paul Fasana’ya7 göre projenin - önemli iki özel amacı şudur : 195 1. Bir takım teknik varsayımların doğruluğunu denemek. (Bun­ lar, ortaklaşa işlerin görülmesini kolaylaştırıcı bir sistemle uyumlu kütüphane otomasyon sistemlerinin geliştirilebileceği olanaklarının bulunduğu görüşüdür.) 2. Proje grubunun tecrübe ve buluşlarını kütüphanecilik top- lumuna duyurmak. Söz konusu proje 1968 yılında başlatılmış ise de ortakların oto­ masyon çalışmaları daha önceki yıllardanberi yürütülmekteydi. Bun­ lardan Chicago 1964, Columbia 1965, Stanford’da 1967 de - gerekli ha­ zırlıkları tamamlamışlardı. İşte bu nedenledir ki, - bu üç üniversite kütüphanesinin otomasyon felsefesi, yaklaşımı ve değerlendirmesi arasında - farklılıklar vardır. Uzun görüşmelerden sonra ortaklar ayrı ayrı çalışmalarını sürdürmeyi yararlı görerek işbirliğine kendi tek­ nik görüş ve buluşları ile katılmayı kararlaştırmışlardır.8 Bu üç kü­ tüphanenin otomasyon felsefe ve yaklaşımları şöyledir : Stanford Stanford’un yaklaşımı ve çalışmaları tam kapasiteli bir «on-line» (ki buna doğrudan bağlantılı- diyebiliriz) sistemini gerçekleştirme­ ye yöneliktir. Çalışmalarda özellikle bibliyografik bilgi işlem siste­ mine ağırlık verilmiş olup, işlemler dört grupta yürütülmektedir : a) bilgi toplama ve işleme, b) MARC. c) kataloga ait veriler, d) ödünç verme envanteri. Bunlardan en önemlisi olarak belirtilen birinci grupta, bir bibliyografik künyeye ilişkin bilgilerin toplanması söz konusudur. Buradaki tüm bilgiler indekslenmekte ve bilgisayar­ dan «on-line» olarak kitap adı, yazar adı ve tüzel yazar adına göre arama yapılabilmektedir. - Anılan dört gruptaki bilgiye ulaşım ve aramanın yapılması 30 kadar «on-line» bilgisayar görüntü ekranı ile yapılabilmektedir.9 Ayrıca Stanford’da, bilgisayarla kataloglama alanında da araş­ tırmalar yapılmaktadır.‘0 Bu konuda benimsenen iki yaklaşım şöyle verilmektedir : 1) kitabın iç kapağındaki bilgilerin basit olarak bil­ gisayarın okuyabileceği bir şekle dönüştürülmesi, 2) iç kapaktaki ya­ zar adı, kitap adı ve diğer öğeleri -mekanik olarak tanıyabilecek bir hesaplama metodunun (algorithm) geliştirilmesi. Kısa.ca özetlemek gerekirse, Stanford «on-line» otomasyon siste­ mi kitabın iç kapağındaki öğelerin bilgisayarca okunabilmesi ilkesi­ ne dayanmaktadır. İ96 Sistemi diğerlerinden ayıran başlıca özelliği ise istenilen bilgiyi edinebilmek için hazırlanan indeks kelimelerinin ilk üç harfinden oluşan bir anahtar dizininin bilgisayar tarafından kullanılmasıdır. Columbia Columbia’nm otomasyon yaklaşımı ise Stanford’un aksine «off­ line» (ki buna doğrudan ' bağlantısız diyebiliriz) bilgisayar tekniğine yöneliktir. Columbia kütüphanede otomasyonu gerçekleştirmek için iki beş yıllık plân hazırlamıştır. Bunlardan ilki 1966- 1971 yıllarını kapsamış ve teknik hizmetler alanında bibliyografik verilerin işlen­ mesinde bilgisayardan yararlanma amacını gütmüştür. İkinci beş yıllık plân süresindeki çalışmalar daha ziyade mevcut sistemlerin ve okuyucu hizmetlerinin geliştirilmesi doğrultusunda olmuştur. Columbia, otomasyona gidilirken verilen hizmetlerin aksama­ ması için hızlı bir değişimi sakıncalı görmüş, buna neden olarak da bilgisayar teknolojisindeki hızlı gelişmeyi ve «on-line» sisteminin pa­ halı oluşunu göstermiştir’. Columbia'daki otomasyon sistemi teknik hizmetler işlemlerinin yürütülmesini sağlıyan ve merkezi olmıyan beş ana bilgi grubundan oluşmuştur : 1) Bilgi toplama ve işleme 2) Parasal işler 3) MARC 4) Kataloglama - 5) Bibliyografya11 Chicago Chicago'nun otomasyona - yaklaşım felsefesi «on-line» ve «off-line» bilgisayar tekniğinin her ikisinin de kullanılmasına dayanır. Chicago'da tek bir merkezi sistem vardır ve teknik işlemlerin yürütülmesini sağlamak amacıyle bilgisayar tarafından düzenlenen her bibliyografik künye için hazırlanan kayıtlar burada depolanır. Depolama disklerle yapılmaktadır ve istenilen bilgi «on-line» olarak elde edilebilir. Depolanmış bilgiden katalog fişleri ile kitap kartlan ve etiketleri, MARC fişleri, istatistik listeleri hazırlanabilir. Bu sistemde verilen depolanması iki yolla yapılmaktadır: a) yerel olarak b) MARC bandları ile. 1969-70 istatistiklerine göre sistem 107 37.000 bibliyografik künyeyi işliyerek depolamış, 413,000 katalog fişi ile 81,000 kitap kartı ve etiketi hazırlamıştır.12 CLSD’den sonra gerçekleştirilen ikinci - önemli otomasyon işbir­ liği ise «SLICE - The Southwestern Library Interstate Cooperative Endeavor» dır. Proje SWLA (Southwest Library Association) nm yar- dımıyle eyaletlerarası kütüphane işbirliğini gerçekleştirmek ve kü­ tüphane kaynaklarının ve hizmetlerinin geliştirilmesini sağlamak amaciyle 1971 yılında başlatılmıştır. SWLA altı eyaletten oluşan bir bölgeyi içine almaktadır ve şunlardır: Arizona, Arkansas, Louisiana, New Mexico, Oklahoma ve Texas SLICE ’m ilk önemli projesi MARC-O sistemi olmuştur. Oklahoma Eyalet Kütüphaneler Merkezi’nce geliştirilen bu sistem Kongre Kü­ tüphanesi tarafından hazırlanan MARC bandlarmın - ortaklar arasın­ da aynı kolaylıkla kullanılabilmesi için standartlaştırılmasını öngör­ müştür. Bu projeye öncelik verilmesinin nedenleri ise şöyle sıralan­ maktadır:” 1) Bibliyografik kayıtlar, kataloglama ve bunların çoğaltılması işlemi, yeri, şekli ve büyüklüğü ne ve nasıl olursa olsun böl­ gedeki tüm kütüphaneler için aynıdır. 2) MARC-O sistemi yalnız bibliyografik bilgi ve kayıtları ver­ mekle kalmayacak aynı zamanda kitapların - hangi kütüpha­ nelerde bulunduğuna ilişkin bilgileri de- içerecektir. Bu da dolayısı ile bölgesel bir kitap katalogunun oluşturulmasına yardım edecektir. 3) MARC-O sistemi yerel kütüphanelerin «SDI - Selective Disse­ mination of Information» (ki buna seçici bilgi dağılımı diye­ biliriz) yolu ile en yeni bilgileri edinmelerine yardımcı ola­ caktır. 4) Eyalet Kütüphaneler Merkezi MARC-O sisteminin geliştiril­ mesi ve iyi işleyebilmesi için gerekli harcamaları yapacaktır. Mary Duggan1'1 MARC-O sistemini iyi ve yararlı bir sistem olarak nitelemektedir. Bir kere, çok sayıda kütüphanenin - kataloglama işlem­ lerine yardımcı olan ve bölgede eyalet kütüphanesince başlatılan tek projedir, ikinci olarak, verilen SDI hizmeti metaryal sağlama, ön - kataloglama ve müracaat hizmetleri için büyük bir potansiyele sa­ hiptir. Kütüphanecilikte yeni bir gelişmenin eseri olan SDI hizmeti iki şekilde verilmektedir: a) standart SDI hizmeti, - b) kütüphanecile- 198 rin özel işleklerini karşılayan SDI hizmeti. Birincisi, yeni katalog­ lanmış kitapların konularına göre ayrılmış basılı haftalık listelerdir ki birçok kullanıcıya yararlı olmaktadır. Diğeri ise, adından da an­ laşılacağı üzere kütüphaneciler için hazırlanmaktadır. MARC-O sistemi bir «on-line» IBM 3330 bilgisayarı kullanmakta ve 316,000 kadar MARC kaydını depolamış bulunmaktadır.15 Bilgiye ulaşım ve atama LC (Kongre Kütüphanesi) numarası, konu, kitap adı, yazarı ve ISBN (Uluslararası Standart Kitap Numarası) ile ya­ pılabilmektedir. Yukarda gördüğümüz iki -işbirliğinden biraz farklı olmakla bera­ ber başarısından söz. etmemiz gereken diğer bir işbirliği de, daha doğrusu kütüphaneler arasındaki örgütlenme de (Network) «OCLC- Ohio College Library Center» dir. Ohio eyaletinin Columbus kentin­ de Frederick Kilgour tarafından 1972 yılında başlatılan bu proje bü­ yük bir üne kavuşmuştur.16 Merkezin amacı Ohio eyaletindeki kü­ tüphanelerle, Georgia, Pennsylvania, ve New Hampshire eyaletlerin­ deki kütüphanelere «on-line» kataloglama hizmeti sunmaktır. Bu­ nunla beraber, OCLC büyük üniversite kütüphanelerinin sorunları­ na cevap vermemektedir. Bunun nedeni de, Chicago ve Stanford ör­ neklerinde olduğu- gibi, büyük üniversitelerin kendi bilgisayarlarının bulunması, dolayısiyle bu kütüphanelerin otomasyon programlarını buralardaki programlara göre hazırlama zorunluluğudur. OCLC’nin ise özel bir bilgisayarı bulunmaktadır. OCLC iki amaca ulaşma çabasındadır- 1) Örgüte katılan kütüp­ haneler kullanıcılarının ihtiyacını karşılayacak kaynakları artırmak, 2) Gittikçe aılan kütüphane masraflarını azaltmak. Uzun sürede ulaşılacak amaç ise, tam bir otomasyona gidilerek birey ve kütüphanelere istedikleri bilgiyi istenilen yerde ve en kısa süre içinde verebilmektir. Bunu gerçekleştirmek için OCLC bir «on­ line» bibliyografik sistem geliştirmekte olup tüm ortakları birer «CRT-Cathode Ray Tube» (bilgisayar görüntü ekranı) veya teleksle bu sisteme bağlamaktadır. Biraz daha ayrıntıya gidecek olursak OCLC otomasyon sistemi­ nin altı - altsistemden oluştuğunu görürüz. Bunlar? 1) «on-line» toplu katalog ve ortaklaşa kataloglama 2) Süreğen yayınlar denetimi 3) Kütüphanelerarası ödünç verme 4) Kitap sağlama J 99 5) Merkezi kataloga uzaktan ulaşım - (Remote access) ve ödünç verme denetimi 6) Konu ile bilgiye ulaşım (Retrieval by subject) OCLC'nin merkezi katalogu 1,000,000 kayıttan oluşmaktadır. Bu sayı günde ortalama iki bin artmaktadır. 1974 yılındanberi de örgü­ tü oluşturan kütüphaneler merkeze kendi süreğen yayınlarının bib­ liyografik künyelerini vermeye başlamışlardır. Merkezdeki süreğen yayınlar sistemi aşağıdaki işlemlerden oluşmaktadır : 1) Dergi ve mecmuaların gelip gelmediklerinin denetimi 2) Gelmeyenlerin bilgisayar tarafından belirlenip otomatik olarak, istenmesi 3) Ciltleme denetimi OCLC otomasyon sisteminden yararlanan kütüphaneciler kendi kütüphanelerindeki «on-line» görüntü ekranı kanalıyle - merkezi ka - talogdakı bilgiye kitabın konusu, kitabın adı, yazar ve editör adla­ rını kullanmak suretiyle ulaşabilmektedirler. KAYNAKLAR 1. James ' Martin and Adrian R. D. Norman. The Computerized Society (Englewood Cliffs, NJ. : Prentice Hall. 1970), s. 286 2. Barbara Evans Markuson, «An Overview of Library Systems and Automation*, Datamation, 16 (February 1970), s. 62 3. Carlos A. Cuadra and Ruth J. Patrick, «Survey of Academic Library Consortia in the U.S.», College and Research Libraries, (July 1972), s. 273 4. Susan K. Martin, «Library Automation», ARIST, 7 (1972), s. 253 5. IBM, Management Information Systems: The Executive View, (New York, IBM, 1970), s. 3-11 .... .............. 6. I. A. Warheit, Computers in Libraries, (New York, Special Libraries Association, 1969). 7. Paul J. Fasana and Allen Veaner, Collaborative Library Systems Develop­ ment, (Cambridge, Mass. : MIT Press, 1971), s. 3 8. Paul J. Fasana, ' aynı eser, s. 3 9. Paul J. Fasana, aynı eser, s. 46-48 10. Frederick G. Kilgour, «Concept of an On-Line Computerized Library Catalog» Journal of Library Automation, 3 (March 1970), s, 8 200 11. Fanasa and Veaner, s. 11-12 12. Fanasa and Veaner, s. 8 13. Mary Duggan, «The SLICE Project of the Southwestern Library Association and Experiment in Interstate Intertype Library Cooperation», Illinois Libraries, 55 (May 1973), s. 311 14. Mary Duggan, ' «The SLICE-MARC-O Project», Louisiana Library Bulletin, 34 (Winter 1972), s. 125 15. Robert L. Clark, «MARC-Oklahoma Data Base Storaje and Retrieval Project­ Report Number 8» Oklahoma Department of Libraries Automation Newsletter, 4 (December 1972), s. 2 16. Susan K. Martin, Library Automation, (Chicago, ALA, 1975), s. 61 17. The Bowker Annual . of Library and Book Trade Information, New York, R. R. Bowker Co., 1975. s. 95-96.